6 bons motivos de ter uma gestão de equipamentos eficiente

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Não é moda. A transformação digital veio para ficar e a cada dia precisamos estar ainda mais atualizados e preparados para essa grande evolução tecnológica.

E para que as corporações alcancem sucesso em toda essa mudança, uma das maiores responsabilidades cabe à infraestrutura de TI. Sem uma gestão de equipamentos excelente será impossível a implementação de novas tecnologias ou qualquer mudança nos processos e aplicações.

Manter seus equipamentos atualizados e geridos de forma adequada será um dos grandes desafios. Vamos descrever agora 6 motivos para ter a melhor gestão de equipamentos e dicas de como aplicar esses processos.

1. Controlar melhor os ativos

É importantíssimo saber exatamente tudo o que você tem, onde estão e como todos esses equipamentos estão sendo utilizados. Esqueça as listas impressas de equipamentos ou planilhas desatualizadas.

A gestão de equipamentos precisa ser eficaz e para isso acontecer é preciso que a visão dos dados seja o mais próximo possível do real, sendo constantemente atualizada e de preferência, on time.

Com essas informações sempre em dia, você consegue tomar decisões mais assertivas sobre as estratégias futuras com os equipamentos.

2. Aumentar a segurança

Uma maneira de aumentar a segurança é conseguir uma certa homogeneidade entre os equipamentos, ou seja, dentro de um determinado tipo de equipamento, fazer com que eles rodem os mesmos sistemas operacionais e possuam as mesmas características físicas.

Por exemplo, um parque de notebooks com diversos modelos, capacidades e sistemas, além de acarretar mais trabalho para gerir, terá mais possibilidades de quebra de segurança das informações.

3. Corrigir antes de quebrar

O esforço gasto na antecipação de problemas e na manutenção serão reembolsados ​​por meio da redução da necessidade de reparos.

Planeje a manutenção com base na necessidade, no tempo de uso e na quantidade de uso do aparelho. O equipamento que é utilizado o tempo todo obviamente é mais valioso para o seu negócio do que o equipamento usado uma vez por semana. Mas a probabilidade de quebrar também é maior e por isso se deve fazer uma manutenção regular.

Outra análise importante é entender o que está acontecendo quando o mesmo equipamento quebra com frequência. Talvez as constantes quebras sejam causadas por um empregado que não recebeu o treinamento adequado e está usando o equipamento do jeito errado. Neste caso, substituir o equipamento não resolverá o problema.

4. Fazer a distribuição equilibrada dos equipamentos

Se você tem que cuidar de diferentes localizações ou vários departamentos, você deve saber distribuir os recursos no lugar certo, na quantidade certa e na hora certa. Uma divisão igual de equipamentos sempre parece o mais lógico, mas é ineficiente já que é pouco provável que a demanda por equipamentos seja igual em todos os lugares.

Com dados de uso precisos e atualizados, você conseguirá enxergar a demanda e fazer a distribuição de uma forma mais uniforme, podendo trocar os ativos que não estão sendo utilizados para um local (ou departamento) onde eles são mais necessários.

5. Diminuir o tempo de inatividade

Diminuir ou até mesmo eliminar o tempo de inatividade dos equipamentos de TI se encaixa perfeitamente na máxima de que “tempo é dinheiro”.

Por mais que se faça uma correta gestão, sempre acontecerá de um ou outro equipamento pifar ou ocorrer algum sinistro. Nesse momento é importante que a ocorrência seja resolvida o mais rápido possível. O tempo que se perde e o custo do recurso humano paralisado por um problema como esse pode ser bem alto. Além de causar desmotivação e colocar a qualidade e prazo de entrega dos projetos em risco.

Outro bom controle de inatividade deve ser realizado com os servidores: devem estar disponíveis e trabalhando normalmente com toda sua eficiência.

6. Reduzir custos

E por último e talvez o mais importante: conseguir reduzir custos para a sua área e, consequentemente para a sua organização. Na realidade, todos os motivos aqui descritos poderão provocar algum nível de redução, se a gestão de equipamentos for bem direcionada e planejada.

Uma gestão eficiente pode conseguir a redução de até 20% somente com os custos de licenciamento de software e manutenção.

Agora que você já sabe os motivos mais importantes para uma gestão de equipamentos matadora, descubra mais algumas dicas de como você poderá resolver essas questões.

Diminuindo o tempo inativo

Um bom controle dos servidores pode diminuir a inatividade e ganhar também na produtividade. Você pode tomar algumas ações, como:

  • medir a capacidade do servidor x tempo de ociosidade;
  • fazer o balanceamento das tarefas entre os servidores,
  • organizar técnicas de janelamento na execução dos serviços.

E quando se fala do parque de máquinas dos funcionários é importante:

  • possuir equipamentos em estoque para rápida substituição dos equipamentos móveis e notebooks;
  • ter uma equipe especialista para a rápida resolução de problemas;
  • pensar na manutenção preventiva dos mesmos.

Optando pela locação de equipamentos

Como já dissemos, um meio de aumentar a segurança é possuir um parque com configurações similares. E uma das melhores formas de se conseguir essa solução sem precisar atualizar tudo de uma só vez e gastar rios de dinheiro é realizando a locação de equipamentos.

As empresas de locação são especializadas nisso e possuem os melhores e mais atualizados equipamentos, além de normalmente possuírem a responsabilidade pela manutenção e suporte para a sua companhia.

Fazendo um inventário completo

Não basta possuir uma lista com todos os equipamentos, número de série e fabricante, como a maioria das corporações ainda fazem.

Para que o controle de ativos seja eficaz é necessário fazer um inventário excelente. Para todo e qualquer equipamento, contemple as informações abaixo:

  • valor e descrição técnica (capacidade de memória, armazenamento, modelo do processador, tamanho, marca, número de série e fabricante);
  • localização física e departamental;
  • softwares instalados x sistemas licenciados;
  • frequência de utilização, com horários;
  • área e pessoa responsável pelo equipamento,
  • histórico de problemas, constando, data/hora, tipo de problema, causa e qual foi a ação tomada para resolver a ocorrência.

Claro que você pode utilizar caneta e papel ou manter uma planilha atualizada. Porém para uma gestão de equipamentos diferenciada, busque utilizar um sistema de gerenciamento de equipamentos para realizar todo o controle de inventário e as demais funcionalidades que esse software frequentemente possui.

Focando na manutenção preventiva

Manter os equipamentos funcionando o maior tempo possível e com o mínimo de paradas é uma meta que deve ser buscada na gestão de equipamentos.

Tente esquecer um pouco da manutenção corretiva e da contingência. São tarefas igualmente importantes, mas comece a alocar um tempo maior com mais recursos para focar na realização da manutenção preventiva se é você quem cuida disso. Porém, considere a terceirização dos serviços de manutenção ou verifique se a empresa que aluga equipamentos também pode realizar a manutenção programada antes de contratá-la.

Quer ficar tranquilo com seus equipamentos? Lembre-se: as melhores soluções em outsourcing de microinformática contemplam:

  • relatórios completos com os problemas e incidentes que ocorrerem nos equipamentos durante o período de locação;
  • gestão de inventários com todas as funcionalidades necessárias,
  • opção de dois tipos de suporte por controle de nível:
    • nível 1: atendimento por meio de Service Desk com especialistas;
    • nível 2: consultores que poderão fazer a visita no local onde o equipamento está em até 12 horas para a resolução de problemas.

Com este texto você aprendeu 6 razões ótimas para realizar a gestão de equipamentos e algumas formas de otimizar esses processos. Como sempre a maior questão é a redução de custos, fique ligado e descubra também como reduzir os custos operacionais da área de TI.

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