Como o aluguel de equipamentos auxilia no controle de ativo imobilizado de TI

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Para pensarmos o controle de ativo imobilizado de TI, primeiro temos que rememorar o conceito de ativo imobilizado. Também conhecido como ativo fixo, ele, basicamente, diz respeito a uma propriedade tangível de longo prazo de propriedade ou equipamento que uma empresa tem e usa em suas operações para gerar renda. 

Não se espera que os ativos imobilizados sejam consumidos ou convertidos em dinheiro dentro de um ano, por exemplo. Em muitos casos, nem é esperado que esse tipo de propriedade seja percebido como gerador de renda. Neste artigo, além de entender como esse conceito se aplica à TI, você verá como o aluguel de equipamentos pode dar mais controle à empresa. Confira!

Por que é importante fazer o controle de ativo imobilizado de TI?

Os ativos são recursos de propriedade de uma organização como resultado de transações. Exemplos de ativos são: caixa, contas a receber, estoque, seguro pré-pago, terrenos, prédios, equipamentos, marcas registradas e listas de clientes compradas de outra empresa.

Como já adiantamos, o termo “ativos imobilizados” ou “fixos”, geralmente se refere aos ativos de longo prazo usados em um negócio que são classificados como imóveis, instalações e equipamentos. Exemplos bem práticos: terrenos, edifícios, equipamentos de fabricação, equipamentos de escritório, móveis, utensílios e veículos. 

Neste sentido, classificamos como ativo imobilizado de TI todo aquele recurso que é destinado à operação tecnológica da empresa. Dos computadores aos servidores, passando por dispositivos móveis e outros equipamentos utilizados pelo departamento de TI. 

Dentro dessa lógica, manter o controle de ativo imobilizado de TI é importante, pois ajuda a economizar tempo e dinheiro das empresas. Também a maximização dos ativos tecnológicos — visando fornecer os melhores retornos sobre os investimentos — é esperada. 

Não importa qual é o tamanho da gama de ativos de TI que a empresa tenha, ela precisa fazer um bom controle, uma vez que os investimentos nessa área não costumam ser baixos. Também porque cada vez mais a tecnologia tem sido usada como cerne dos negócios, especialmente aqueles que já assumiram sua transformação digital.

Em suma, o controle de ativo imobilizado de TI pode ser descrito como o processo de conhecimento e de monitoramento patrimonial na área de tecnologia. Ele existe quando a empresa sabe exatamente de quais recursos dispõe nessa área e acompanha a utilização e os resultados obtidos por meio deles. 

Como é feito o controle de ativo imobilizado de TI?

Assim como no caso dos demais ativos, o controle de ativo imobilizado de TI é feito seguindo alguns parâmetros clássicos da gestão de patrimônio

Aqui estão as etapas mais básicas:

  • inventário: levantamento de todos os recursos imobilizados de tecnologia e também sua avaliação minuciosa;

  • avaliação para fins contábeis: determinação dos valores reais, normalmente por meio de laudo de avaliação patrimonial;

  • revisão de vida útil: avaliação do tempo de utilização em contraste com o desempenho do ativo, muitas vezes considerando a vida útil determinada pelo fabricante;

  • avaliação de depreciação: avaliação ativo com relação a seu uso, desgaste ou obsolescência.

Por que o aluguel de equipamentos ajuda no controle de ativo imobilizado de TI?

A prática do aluguel de equipamentos tecnológicos tem sido incorporada por muitas empresas no Brasil, nos últimos anos. Ela oferece uma série de vantagens, sendo o controle de ativo imobilizado de TI um dos mais significativos — e pouco mencionado.

Ao mesmo tempo em que a empresa tem seus custos reduzidos, pois não precisa fazer a aquisição, a manutenção e a frequente reposição de dispositivos devido à modernização, o controle patrimonial fica mais simples. 

Por exemplo, se a empresa opta pela locação de notebooks para seu time comercial, todos os equipamentos são entregues pelo fornecedor. É ele quem se encarrega de cuidar das manutenções necessárias de tempos em tempos, dos eventuais concertos e também da reposição — tudo nos prazos e demais termos firmados em contrato. E todos esses equipamentos são devidamente inventariados, o que facilita a geração de relatórios patrimoniais.

Ao alugar, a empresa também cria em seus funcionários/usuários o senso de cuidado, afinal, é preciso seguir as regras do fornecedor para garantir que os ativos serão bem conservados. Isso, em médio e longo prazo, reduz avarias e até furtos ou extravios — normalmente os usuários assinam termos de responsabilidade, o que os faz ter mais cuidado com os equipamentos.

Como alugar equipamentos para melhorar o controle de ativo imobilizado de TI?

Agora, alugar equipamentos com segurança requer parceria com uma empresa de credibilidade. A seguir, confira alguns cuidados essenciais para que a prática realmente ajude a fazer um melhor controle do ativo imobilizado de TI.

Levante as reais necessidades

O primeiro passo é saber quais equipamentos estão faltando ou precisam ser substituídos. A partir disso, fica mais fácil dimensionar o investimento e também buscar um fornecedor especializado. 

Avalie criteriosamente potenciais fornecedores

Atualmente, existem no mercado muitas opções de empresas de outsourcing de TI que trabalham com aluguel de equipamentos. Por isso, é preciso ser bastante criterioso para separar o joio do trigo.

Avaliar tempo de atuação e reputação (o que dizem os clientes, se há reclamações online etc.) dos potenciais fornecedores requer cuidados. A dica é: vá além do discurso comercial da empresa que oferece o serviço e verifique se os seus valores e o modo de trabalhar condizem com o seu negócio.

Negocie um bom contrato

As cláusulas contratuais são fundamentais para um serviço de aluguel de equipamentos de TI. Uma boa escolha é solicitar que um advogado especializado avalie todo o documento. Se necessário, ele pedirá modificações que podem ser negociadas pelo fornecedor.

O que não pode acontecer são as surpresas que só aparecem quando o contrato já foi assinado. Muitas vezes, situações que parecem bastante hipotéticas podem se concretizar muito rapidamente — como o extravio de um equipamento que pode gerar uma multa alta. 

Faça um SLA bem detalhado

Tão importante quanto o contrato é o SLA (Service Level Agreement). Esse documento é o acordo de níveis de serviço, que detalha de maneira minuciosa as formas como o aluguel do equipamento será realizado. 

O SLA também reúne os direitos e as obrigações de ambas as partes com um nível de detalhes muitas vezes maior que o contrato. Além disso, tem validade jurídica. 

Como você viu, alugar equipamentos pode ajudar a controlar melhor o ativo imobilizado de TI da sua empresa. Essa prática reduz custos, diminui preocupações diversas e garante que o negócio estará sempre equipado com o que há de mais moderno.

Que tal, conseguimos te ajudar a refletir sobre o controle de ativo imobilizado de TI? Pensando em alugar equipamentos para melhorar esse processo? Faça contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!

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